Примите соглашение о том, что у нас нет процессов и подходов в организации, которые не нуждаются в непрерывном улучшении, по мере возможностей.
Итак, у вас проблема: неприступная, сложная и многослойная. Попробуйте применить методологию PDCA. Подобно японской концепции кайдзен, это простой, итерационный подход к управлению для тестирования изменений и устранения проблем. PDCA расшифровывается как Plan, Do, Check, Act — «планируй, делай, проверяй, действуй». Цель PDCA — постоянное совершенствование процессов организации с течением времени.
Цикл PDCA включает в себя 4 этапа: «планирование», «выполнение», «проверка» и «действие». Процесс выполняется линейно, при этом завершение одного цикла связано с началом следующего цикла. Далее мы рассмотрим каждый этап цикла.
Это понимание вашего текущего и желаемого состояния. Целью этапа планирования является определение целей, способов их достижения и оценки выполнения.
Чтобы эффективно использовать ограниченные по времени возможности, на этапе планирования следует сосредоточиться на процессах или действиях, необходимых для выявления таких возможностей. Если нужно решить проблему, связанную с процессом, возможно, потребуется выполнить анализ первопричин, прежде чем приступить к реализации плана. Использование данных, будь то уже существующие данные процесса или анализ предыдущих циклов PDCA, поможет вам выбрать наиболее эффективный подход.
Как только у вас появится план действий или потенциальное решение проблемы, протестируйте их. На этапе выполнения вы проверяете первоначальные предложенные изменения на практике. Однако пока это только эксперимент, поскольку время для полного внедрения решения или изменения процесса еще не наступило. Таким образом, этот этап следует проводить в небольших масштабах и в контролируемой обстановке. На него не должны влиять внешние факторы, и он не должен нарушать другие процессы и обычную деятельность организации. Весь смысл этого этапа заключается в сборе данных и информации, так как на них будут основываться следующие этапы процесса.
После завершения тестирования необходимо оценить, принесли ли предложенные изменения или решения ожидаемый эффект. На этапе проверки вы анализируете данные, собранные на этапе выполнения, и сравниваете их с первоначальными целями. Оцените свой подход к тестированию, чтобы понять, повлияли ли на процесс изменения, внесенные в метод на этапе планирования. Оцените успехи и решите, какие действия нужно предпринять на следующем этапе процесса. На самом деле вы можете провести еще один тест и повторять этапы выполнения и проверки, пока не найдете удовлетворительное решение для перехода на этап действия.
По окончании цикла вы вместе с участниками рабочей группы должны определить изменения, которые будут внесены в процесс. Однако PDCA именуется циклом неспроста, поскольку изменения, которые вносятся на этапе действия, — не являются завершением процесса. Ваш новый и улучшенный продукт, усовершенствованная технология или оптимизированное решение проблемы ложатся в основу для дальнейших повторений цикла.
PDCA предоставляет сотрудникам и участникам рабочей группы стандартизированный подход и принципы для решения проблем и постоянного совершенствования результатов.